Fassung: ad-terms-2026-10-20-v2
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AusbildungsDesk – Vertragsbedingungen
Fassung: ad-terms-2026-10-20-v2. AusbildungsDesk ist ein Produkt der Akademie KoBiCo UG (haftungsbeschränkt).
I. Allgemeine Bedingungen
1. Anbieter, Zielgruppe und Vertragsunterlagen
AusbildungsDesk ist ein Produkt der Akademie KoBiCo UG (haftungsbeschränkt), Perkerhof 49,40885 Ratingen, vertreten durch Nicole Geldmacher-Tahery und Falk Leisgen. Vertragspartner und Rechnungssteller ist diese Gesellschaft. Kontakt für Vertrag, Support und Datenschutz: impressum@kobico.de, Telefon 08002190000.
Das Angebot richtet sich an Ausbildungsbetriebe und hierzu berechtigte institutionelle Kunden. Bei Registrierung oder Bestellung handelst du als berechtigte Vertretung des angegebenen Kunden, nicht als Verbraucher für überwiegend private Zwecke. Eine Verbraucherstrecke wird mit diesen Bedingungen nicht angeboten. Bei Auslandsbezug prüfen wir den Fall vor einer verbindlichen Annahme individuell, insbesondere Leistungsort, Steuerbehandlung und Abwicklung. Ein solcher Fall wird nicht ohne diese Prüfung als verbindlicher Standardkauf angenommen.
Den Vertragsumfang bilden diese allgemeinen Bedingungen, die besonderen Testbedingungen oder Kaufbedingungen, die Kunden-AVV einschließlich ihrer bezeichneten Anlagen und der Export-/Wechselanhang. Die bei Abschluss vollständig bereitgestellte und gespeicherte Fassung ist maßgeblich. Besondere Bedingungen regeln ihren jeweiligen Gegenstand; für die Verarbeitung im Auftrag hat die AVV insoweit Vorrang. Individuelle Vereinbarungen und zwingendes Recht bleiben unberührt. Datenschutzhinweise informieren über Verarbeitung und sind keine Werbeeinwilligung. Eine neue Entwurfsfassung ändert bestehende Verträge nicht.
2. Leistung und Kontingent
AusbildungsDesk unterstützt Ausbildungsorganisation, Planung, Begleitung und Nachweise. Alle regulären Fachfunktionen gehören zum gebuchten Zugang; Rollen und Zuständigkeiten bestimmen die Sicht und Handlungsmöglichkeiten. Fachmodule werden nicht einzeln verkauft.
Maßgeblich sind das ausdrücklich bestellte Kontingent und die angezeigte Tarifrevision: bis 10/25/50/100/200 gleichzeitig aktive Ausbildungsverhältnisse, darüber individuelles Angebot. Leitungs-, Ausbilder- und sonstige Benutzerkonten sowie abgeschlossene oder archivierte Ausbildungen zählen nicht als aktive Azubiplätze. Mehrbedarf löst keine automatische Bestellung, Tarifänderung oder Datenlöschung aus.
3. Zugang und Datenverantwortung
Der Kunde benennt berechtigte Nutzer und Zuständigkeiten. Persönliche Zugangsdaten dürfen nicht geteilt werden. Einladungen, selbst gewählte Passwörter, E-Mail-Bestätigung und gegebenenfalls Mehrfaktorprüfung schützen den Zugang. Benutzer handeln nur innerhalb ihrer tatsächlichen Rollen und Scopes.
Der Kunde entscheidet über Zwecke, Rechtsgrundlagen und zulässige Inhalte seiner Ausbildungsdaten und informiert Betroffene. Für diese Verarbeitung gilt die einbezogene AVV, auch beim kostenlosen Echtdaten-Test. Synthetische Daten sind für die Erprobung geeignet; ihre Empfehlung ersetzt weder AVV noch Rechtsgrundlage. Nicht erforderliche Diagnosen oder sensible Freitexte sollen nicht erfasst werden. Sicherheitsmaßnahmen und erforderliche Zugangsbeschränkungen sind keine heimliche Änderung von Vertragslaufzeit, Entgelt oder Löschfristen.
4. Kostenloser Test
Der Test ist 30 Kalendertage kostenlos und beginnt erst mit bestätigter technischer Freischaltung des Ausbildungsbereichs. Eine bloße Anfrage oder versandte Nachricht startet die Frist nicht. Das einschließlich nutzbare Enddatum wird mitgeteilt. Es entstehen keine Rechnung, Nullrechnung, Zahlungsforderung oder automatische kostenpflichtige Umwandlung; Zahlungsdaten sind nicht erforderlich.
Danach ist der freigegebene Bestand zunächst nur lesbar. Dies ist keine Zusage unbegrenzter Aufbewahrung. Ein ausdrücklich bestellter und bezahlter späterer Zugang nutzt denselben sicher zugeordneten Ausbildungsbereich. Einzelheiten bestimmen Testbedingungen, AVV und Export-/Löschregeln.
5. Kostenpflichtiger Zugang, Laufzeit und Kündigung
Preis, Kontingent, Währung, anwendbare Umsatzsteuer, Gesamtsumme, Vertragsperiode und Zahlungsart werden vor Bestellung aus der vereinbarten Tarifrevision angezeigt. Preise sind netto zuzüglich anwendbarer Umsatzsteuer; die konkrete Steuer- und Gesamtbetragsdarstellung bleibt maßgeblich. Eine Katalogänderung ändert keine alte Vereinbarung oder Rechnung.
Der Monatsvertrag verlängert sich jeweils um einen Monat, wenn die Kündigung nicht spätestens 14 Kalendertage vor Periodenende zugeht. Der Jahresvertrag hat eine zwölfmonatige Periode und verlängert sich um zwölf Monate; die Kündigungsfrist ist ein Kalendermonat zum Periodenende. Der Jahresbetrag ist im Voraus zahlbar und entspricht zehn Monatsraten desselben Tarifs für eine zwölfmonatige Vertragsperiode; innerhalb der bezahlten Jahresperiode gibt es keine zusätzliche Monatsabrechnung. Die konkreten Datumswerte werden vor Bestellung angezeigt.
Kündigung ist in Textform an impressum@kobico.de möglich; ein bereitgestellter Portalweg kann zusätzlich genutzt werden. Außerordentliche Kündigung und zwingende gesetzliche Wechselrechte bleiben unberührt. Der Export-/Wechselanhang grenzt ordentliche Laufzeit, Wechsel und Vertragsende voneinander ab.
Die Bestellung ist ein Vertragsangebot. Der Vertrag kommt zustande, wenn dir unsere Annahmeerklärung zugeht. Im zugeordneten Bestellstatus wird die Annahme ausdrücklich als „Bestellung angenommen“ mit dem Hinweis „Die Akademie KoBiCo hat deine Bestellung angenommen“ und bestätigter Vertragsnummer angezeigt. Eine reine Eingangs-/„erfasst“-Meldung ist keine solche Annahmeerklärung. Die Annahme ist weder Zahlungsbestätigung noch Bestätigung der Freischaltung; Zahlungs- und Bereitstellungsstatus werden getrennt angegeben. Annahme, Rechnung, Zahlung und Zugang sind getrennte Ereignisse. Karte ist am Rechnungsdatum sofort fällig. Bei Überweisung und SEPA ist das Fälligkeitsdatum der spätere Termin aus vereinbartem Periodenbeginn und Rechnungsdatum zuzüglich 14 Kalendertagen. Diese Regel wird vor Bestellung genannt; das konkrete Datum steht auf der danach erstellten Rechnung. Zugang setzt bestätigte Zahlung und Erreichen des vereinbarten Beginns voraus; Zahlungsseiten-Rückkehr oder SEPA-pending genügen nicht.
Der vereinbarte Abrechnungszeitraum verschiebt sich bei späterem Zahlungseingang nicht automatisch. Dadurch kann die verbleibende nutzbare Zeit kürzer sein. Rechte wegen einer von uns zu vertretenden verspäteten oder mangelhaften Bereitstellung bleiben unberührt. Kaufbedingungen erläutern Rechnung, Abbruch und manuelle Prüfung.
6. Support, Zusatzleistungen und gesetzliche Rechte
Support erfolgt montags bis freitags außer an gesetzlichen Feiertagen am Anbietersitz per E-Mail beziehungsweise Ticket; angestrebt ist eine erste Antwort innerhalb von zwei solchen Supporttagen. Das ist weder 24/7-Support noch eine garantierte Fehlerbehebungsfrist. Individuelle Einrichtung, Schulung, Datenübernahme und kundenspezifische Entwicklung werden bei Bedarf gesondert mit Leistungsumfang und etwaigem Preis vereinbart; kein unbegrenztes Zusatzpaket.
Für Mängel und Haftung gelten die gesetzlichen Regelungen, soweit keine wirksame individuelle Vereinbarung besteht. Eine garantierte Verfügbarkeitsquote oder ein pauschaler Haftungsausschluss wird nicht vereinbart. AusbildungsDesk ersetzt keine Entscheidung des Betriebs, der Kammer oder eine individuelle Rechtsberatung und garantiert weder Prüfungserfolg noch eine automatisierte Personalbewertung.
7. Ende, Datenmitnahme und Löschung
Vertragsende, Zugang und Datenlöschung sind getrennt. Der Kunde kann die geordnete Datenmitnahme auch zu einem von ihm autorisierten Wechselanbieter verlangen. Datenkategorien, Format, Verfahren, technische Grenzen und Fristen stehen im Export-/Wechselanhang. Ein vollständiger Fremdsystemimport oder unveränderte Funktionalität jeder Fremdsoftware wird nicht zugesagt.
Wir erheben keine zusätzliche Wechselgebühr. Bei rechtlich wirksamem vorzeitigem Vertragsende erstatten wir an uns vorausbezahlte Beträge für danach ungenutzte volle Kalendertage anteilig anhand der tatsächlich bezahlten betroffenen Periode; Berechnung und Belegbehandlung stehen im Export-/Wechselanhang. Der bloße Wunsch nach einem Anbieterwechsel begründet kein zusätzliches Sonderkündigungsrecht. Kosten anderer Anbieter übernehmen wir nicht.
Nach Kundenwahl erfolgen Rückgabe beziehungsweise Löschung der Auftragsdaten, soweit keine einschlägige Pflicht entgegensteht. Erforderliche Belegarchivierung rechtfertigt nicht die Speicherung sämtlicher Ausbildungsinhalte. Backupreste bleiben isoliert und werden nicht wieder in den Produktivbetrieb übernommen, ohne dokumentierte Löschmaßnahmen zuvor erneut anzuwenden.
II. Kostenloser selbstbuchbarer Test
1. Unternehmens-Test und Vertragsumfang
AusbildungsDesk ist ein Produkt der Akademie KoBiCo UG (haftungsbeschränkt). Der Test richtet sich an Ausbildungsbetriebe und hierzu berechtigte institutionelle Kunden, vertreten durch befugte Ansprechpersonen; nicht an Verbraucher für private Zwecke. Anbieteranschrift und Kontakte stehen in den gemeinsamen Vertragsbedingungen.
Diese Testbedingungen ergänzen die gemeinsame Fassung einschließlich Kunden-AVV mit Anlagen und Export-/Wechselanhang. Auch ein kostenloser Test mit echten Personendaten setzt die einbezogene AVV, zulässige Verarbeitung und Information der Betroffenen voraus.
2. Kosten, Beginn und Dauer
Der Test ist 30 Kalendertage kostenlos. Du kannst ihn selbst buchen; ein vorheriges Vertriebsgespräch ist keine Voraussetzung. Es gibt keine Rechnung, Null-Euro-Rechnung, Rechnungsnummer, Zahlungsforderung oder automatische kostenpflichtige Umwandlung. Bank- oder Kartendaten sind nicht erforderlich. Zur Verhinderung einer automatischen Zahlung musst du nicht kündigen: Eine solche Zahlung ist nicht vorgesehen.
Beginn ist die bestätigte tatsächliche technische Freischaltung deines Ausbildungsbereichs. Eine Anfrage, ein technischer Wiederholungsabruf oder bloßer Versand einer Aktivierungsnachricht startet oder verlängert den Test nicht. Das einschließlich nutzbare Enddatum wird nach bestätigtem Start mitgeteilt; noch nicht abgeschlossene Bereitstellung verbraucht keine Testtage.
3. Einrichtung und zulässige Nutzung
Für die Einrichtung benötigen wir Unternehmen, Vorname, Nachname und erreichbare E-Mail-Adresse; Telefon und Empfehlungscode sind optional. Nach Einrichtung erhältst du eine geschützte Einladung zu deinem Ausbildungsbereich, legst selbst ein Passwort fest und bestätigst deine E-Mail-Adresse. Bestehende Konten werden nur sicher zugeordnet. Ein gesonderter Verwaltungszugang zu unserem kaufmännischen System ist nicht erforderlich.
Persönliche Zugänge dürfen nicht geteilt werden. Rollen und Zuständigkeiten begrenzen die Daten- und Aktionssicht. Ein Personenstammsatz ist nicht automatisch ein Benutzerkonto oder eine Einladung. Bestehende Tests/Verträge und mehrdeutige Zuordnungen werden geklärt; erneutes Absenden erzeugt nicht mehrere Testbereiche.
Du darfst nur erforderliche und rechtmäßig verarbeitete Inhalte erfassen. Für die Erprobung empfehlen wir synthetische Daten; das ersetzt keine AVV oder Rechtsgrundlage. Diagnosen oder nicht erforderliche sensible Angaben gehören nicht in Freitextfelder. Zugriffsbeschränkungen dürfen nicht umgangen werden.
4. Nach Ablauf und freiwilliger Kauf
Nach Ablauf bleibt der bisher freigegebene Bestand zunächst nur lesbar. Fachliche Änderungen wie Personenanlage, Planung oder Bearbeitung von Nachweisen sind gesperrt. Rollen/Scopes gelten weiter; fremde Daten werden nicht sichtbar.
Ein Kauf ist eine gesonderte ausdrückliche Bestellung zu vorher angezeigten Konditionen. Nach bestätigter Zahlung und Freischaltung wird derselbe sicher zugeordnete Ausbildungsbereich weiterverwendet. Testdaten werden nicht durch einen neuen Ersatzmandanten ersetzt.
Read-only ist keine unbegrenzte Speicherzusage. Spätestens 90 Tage nach Testende erfolgt die manuelle Löschprüfung. Operative Auftragsdaten werden ohne fortbestehenden zulässigen Zweck oder dokumentierte einschlägige Aufbewahrungspflicht anschließend unverzüglich kontrolliert gelöscht. Ein Vertriebsdialog rechtfertigt nicht automatisch die weitere Speicherung von Ausbildungs- oder Gesundheitsinhalten. Frühere berechtigte Löschweisungen bleiben möglich. Notwendige Vertrags-/Belegnachweise werden getrennt behandelt; Datenmitnahme und erforderliche Abrufrechte bleiben erhalten.
5. Hilfe und Datenschutz
Support-, Störungs- und Datenschutzkontakt: impressum@kobico.de. Die rollenbezogene Hilfe erläutert Bedienung und Lesebeschränkung. Datenschutzhinweise erklären eigene Kontakt-/Zugangsvorgänge und die Verarbeitung von Fachinhalten im Kundenauftrag. Ihre Kenntnisnahme ist keine Werbeeinwilligung. Gesetzliche Mängel-/Haftungsrechte und die im gemeinsamen Vertrag beschriebenen Supportbedingungen gelten.
III. Kostenpflichtiger Zugang
1. Anbieter und Unternehmensbestellung
AusbildungsDesk ist ein Produkt der Akademie KoBiCo. Dein Vertragspartner und Rechnungssteller ist Akademie KoBiCo UG (haftungsbeschränkt). Anschrift und Kontakt stehen in den gemeinsamen Vertragsbedingungen. Du bestellst als befugte Vertretung des angegebenen Unternehmens beziehungsweise zulässigen institutionellen Kunden, nicht für überwiegend private Verbraucherzwecke. Auslandsfälle werden vor verbindlicher Annahme individuell auf die passende steuerliche und vertragliche Abwicklung geprüft und gegebenenfalls gesondert angeboten; keine ungeprüfte automatische Standardannahme eines Auslandsfalls.
Einbezogen sind gemeinsame Bedingungen, diese Kaufbedingungen, Kunden-AVV/Anlagen und Export-/Wechselanhang. Die vollständige Fassung muss vor Abgabe der Bestellung abrufbar und speicherbar sein.
2. Angaben unmittelbar vor Bestellung
Die Zusammenfassung zeigt Produkt, Unternehmen, Rechnungsanschrift, Kontingent, Tarifrevision, Währung, Nettoentgelt, anwendbare Steuer und Gesamtbetrag, Zahlungsart/Fälligkeitsregel sowie Vertragsbeginn, Periodenende, Verlängerung und letzten ordentlichen Kündigungstermin. Eingaben müssen vor Abgabe korrigierbar sein. Die Vertragsunterlagen und ihre Versionskennungen gehören dazu.
Gebucht werden bis 10/25/50/100/200 gleichzeitig aktive Ausbildungsverhältnisse; über 200 Plätze gibt es ein individuelles Angebot. Alle regulären Fachfunktionen sind enthalten. Ausbilder-/Leitungs-/sonstige Konten und abgeschlossene oder archivierte Ausbildungen zählen nicht als aktive Azubiplätze. Ein Mehrbedarf bestellt nichts automatisch und löscht keine Daten.
Monatsperiode: Verlängerung jeweils um einen Monat, Kündigungsfrist 14 Kalendertage zum Periodenende. Jahresperiode: zwölf Monate, Verlängerung um zwölf Monate, Kündigungsfrist ein Kalendermonat zum Periodenende. Jahresbetrag im Voraus zum Preis von zehn Monatsraten desselben Tarifs, keine zusätzliche monatliche Abrechnung innerhalb der bezahlten Jahresperiode. Individuelle Zusatzleistungen werden gesondert vereinbart.
3. Bestellung, Annahme und Rechnung
Bei Auslands- oder unklaren Fällen besteht zunächst nur eine unverbindliche Anfrage zur individuellen steuerlichen und vertraglichen Prüfung. Die Prüfreferenz und die Einzelfreigabe sind noch keine Bestellung, keine Vertragsannahme und keine Zahlungs- oder Zugangsbestätigung. Nach Freigabe des unveränderten geprüften Angebots musst du die zahlungspflichtige Bestellung ausdrücklich bestätigen. Ändern sich die maßgeblichen Angaben, ist erneut zu prüfen. Nicht im vorhandenen Bestellweg abbildbare Fälle benötigen ein individuelles Angebot; sie werden nicht automatisch angenommen.
Mit der ausdrücklich kostenpflichtigen Bestellung gibst du ein Vertragsangebot ab. Der Vertrag entsteht, wenn dir unsere Annahmeerklärung zugeht. Im zugeordneten Bestellstatus steht dafür ausdrücklich „Bestellung angenommen“ und „Die Akademie KoBiCo hat deine Bestellung angenommen. Vertragsnummer: [bestätigte Vertragsnummer]“. Die Nummer wird dabei mit deiner tatsächlich bestätigten Bestellung zugeordnet; eine bloße Nummer, Eingangs- oder „erfasst“-Meldung ersetzt diese Erklärung nicht. Die Annahme der Bestellung ist keine Zahlungsbestätigung und keine Bestätigung der Freischaltung; diese Statuswerte werden gesondert angegeben. Die maßgeblichen Vertragsunterlagen müssen der Bestellung zugeordnet abrufbar und speicherbar sein; eine zusätzliche Annahme-E-Mail wird hier nicht zugesagt. Der kostenlose Test ist getrennt und erzeugt keine Rechnung.
Bei der angenommenen Kartenbestellung wird die Rechnung erstellt, bevor du zur zahlungsfähigen Kartenseite weitergeleitet wirst. Die Rechnung ist noch kein Nachweis bestätigter Zahlung. Eine erneute Übermittlung darf keine zweite Bestellung oder Rechnung erzeugen; bei unklarem Status ist der bestehende Vorgang zu prüfen, nicht blind neu zu bestellen.
4. Fälligkeit, Zahlungswege und tatsächlicher Zugang
Karte ist sofort am Rechnungsdatum fällig. Bei Überweisung und SEPA gilt der spätere Termin aus vereinbartem Periodenbeginn und Rechnungsdatum plus 14 Kalendertagen. Diese Regel wird vor Bestellung genannt; der konkrete Termin ergibt sich aus der danach erstellten Rechnung, nicht pauschal 14 Tage nach Bestellung. Ein Zahlungsmandat oder eine Rückkehr von der Zahlungsseite allein beweist keinen Zahlungseingang.
Bei Karte beziehungsweise SEPA verarbeitet der dafür benannte Zahlungsdienstleister die erforderlichen Zahlungsdaten über seinen geschützten Weg. Keine Karten- oder Kontogeheimnisse in allgemeinen Formularen oder Ausbildungsfachfeldern eingeben. SEPA-Mandat, Zahlungseinzug und dessen Bestätigung bleiben unterscheidbare Vorgänge.
Zugang wird erst nach verifiziertem Zahlungseingang und frühestens zum vereinbarten Beginn freigeschaltet. Der im Bestellüberblick angezeigte Abrechnungszeitraum verschiebt sich bei später Zahlung nicht automatisch; die verbleibende nutzbare Zeit kann dadurch kürzer sein. Rechte bei einer von uns zu vertretenden Bereitstellungsverzögerung oder mangelhaften Leistung bleiben unberührt. Einzelfallkorrekturen erfolgen nachvollziehbar, nicht durch automatische Umschreibung historischer Rechnungen.
Ein späterer Kauf nach Trial schaltet denselben zugeordneten Ausbildungsbereich frei. Aus einer bloßen Bestell-/Zahlungsseiten-Rückkehr wird keine fertige Bereitstellung abgeleitet. Bei offenem Status muss erkennbar sein, was noch fehlt.
5. Abgebrochene oder unbezahlte Kartenbestellung
Der Abbruch der Zahlungsseite hebt einen bereits angenommenen Vertrag nicht automatisch auf. Eine ausgestellte Rechnung bleibt erhalten. Solche Vorgänge werden manuell geprüft; dieser Abbruchprozess löst keine automatische Mahnung, Stornierung, Kunden-E-Mail oder Freischaltung aus. Das ist kein automatischer Forderungsverzicht. Ein weiterer Zahlungsversuch verwendet dieselbe Bestellung und Rechnung. Eine erforderliche manuelle Korrektur wird begründet dokumentiert.
6. Support, Bestätigung und Vertragsende
E-Mail-/Ticketsupport erfolgt montags bis freitags außer an gesetzlichen Feiertagen am Anbietersitz; angestrebte Erstreaktion innerhalb zweier solcher Supporttage, ohne 24/7- oder garantierte Fehlerbehebungszusage. Gesetzliche Rechte bleiben erhalten. Bestell-/Vertragsbestätigung und vorhandene Portalansicht sollen die bestellte Revision, Textfassungen, Perioden und Statuswerte nachvollziehbar wiedergeben; spätere Katalogbearbeitung ändert keine Altvereinbarung.
Kündigung ist in Textform an impressum@kobico.de möglich; vorhandener Portalweg zusätzlich. Außerordentliche Kündigung und gesetzliche Wechselrechte bleiben unberührt. Datenmitnahme, erforderlicher Abruf und Löschung sind keine automatische Folge einer fehlgeschlagenen Zahlung und folgen AVV/Wechselanhang.
IV. Auftragsverarbeitung
1. Parteien, Einbeziehung und Dauer
Auftraggeber ist der im zugehörigen Vertrag bezeichnete Kunde einschließlich seiner dort dokumentierten berechtigten Vertretung/Weisungskontakte. Auftragsverarbeiter ist Akademie KoBiCo UG (haftungsbeschränkt), Perkerhof 49, 40885 Ratingen, vertreten durch Nicole Geldmacher-Tahery und Falk Leisgen. Datenschutz-/Weisungseingang und Vorfallskontakt: impressum@kobico.de. Kundenspezifische Identität, Vertrags-/Mandantenreferenz und Kontakt werden vor Abschluss tatsächlich zugeordnet, nicht durch einen Blankoeintrag ersetzt.
Die für den Betrieb eingesetzten Domains und Hostingressourcen werden der Gesellschaft durch ihren Geschäftsführer zur betrieblichen Nutzung bereitgestellt. Die Verarbeitung der Kundendaten erfolgt durch die Gesellschaft im Rahmen dieses AVV; sie bleibt Auftragsverarbeiter und Ansprechpartner des Kunden. Die bloße Inhaberschaft der Infrastruktur begründet keine Befugnis, Kundendaten für eigene private Zwecke zu nutzen. Für eingesetzte Hosting- und Sicherungsdienstleister gelten die Regelungen zu Unterauftragsverarbeitern in§5 und Anlage 3.
Die AVV mit Anlagen gehört zur vollständigen gemeinsamen Vertragsfassung für kostenlosen Test und kostenpflichtige Nutzung. Für die Verarbeitung im Auftrag geht sie bei Widersprüchen den allgemeinen Leistungsbedingungen vor. Sie gilt ab Beginn der beauftragten Verarbeitung bis zu Rückgabe/Löschung, einschließlich erforderlicher geschützter Nachläufe. Eigene Vertrags-/Rechnungs- und rechtmäßig getrennte Sicherheitszwecke des Anbieters sind keine uneingeschränkte Weisungsverarbeitung von Ausbildungsfachinhalten.
2. Gegenstand, Betroffene und Datenarten – Anlage 1
Gegenstand ist der technische SaaS-Betrieb zur Ausbildungsorganisation, Planung, Begleitung und Dokumentation für die vereinbarten Mandanten. Verarbeitung: Erheben im beauftragten Ablauf, Speichern, Ordnen, Anzeigen, Ändern, berechtigtes Übermitteln, Sichern, Wiederherstellen, Exportieren und kontrolliertes Löschen/Anonymisieren.
Betroffene: Auszubildende einschließlich möglicher Minderjähriger, Beschäftigte, Ausbilder, ABB, Koordination, Leitung, Nutzer und betriebliche Ansprechpartner. Daten: Kontakt-/Stammdaten und Organisationszuordnungen, Ausbildungsdauer, Plan-/Kapazitäts-/Schul-/Abwesenheitsdaten, Prüfungen/Noten, Lernziele/-module, Unterweisungen, Berichtshefte, Beurteilungen/Feedback, Zeugnisse, Aufgaben, Gespräche/Probezeitkriterien, private Notizen, optionale Bilder und kundeneigene Zusatzangaben einschließlich erforderlicher Historien und Zugriffsnachweise. Gesundheitsbezug ist bei Krankheit/Fehlzeiten möglich; Diagnosen werden für die reguläre Planung nicht benötigt. Identitäts-/Mitgliedschafts-/Rollendaten dienen dem beauftragten Zugriff; Geheimnisse sind besonders geschützt.
Der Kunde bestimmt erforderliche Inhalte, Rechtsgrundlagen einschließlich Art.9-Voraussetzungen, Betroffeneninformation, betriebliche Beteiligungsrechte und zulässige Aufbewahrung. KoBiCo verwendet Auftragsdaten nicht für Werbung, eigene Personenrankings oder nicht beauftragte Zwecke.
3. Dokumentierte Weisungen und Vertraulichkeit
Verarbeitung einschließlich internationaler Übermittlungen erfolgt nur nach dokumentierter Weisung, soweit keine bindende gesetzliche Pflicht entgegensteht. Über eine solche Pflicht wird der Kunde vorab informiert, soweit dies rechtlich zulässig ist. Weisungen können durch berechtigte Produktaktionen oder über den geprüften Kundenkontakt erfolgen; unklare Identität/Berechtigung wird geklärt.
KoBiCo informiert unverzüglich, wenn eine Weisung nach seiner Auffassung gegen Datenschutzrecht verstößt, und klärt die betroffene Durchführung vor Ausführung. Nur befugte, zur Vertraulichkeit verpflichtete Personen erhalten erforderlichen Zugriff. Zugang für Support ist zweckgebunden, begrenzt und nachvollziehbar. Soweit der Geschäftsführer Kundendaten verarbeitet, darf dies nur im Aufgabenbereich der Gesellschaft und nach den Weisungs- und Vertraulichkeitsregelungen dieses AVV erfolgen. Die Bereitstellung der Infrastruktur begründet keine gesonderte private Verarbeitungsbefugnis.
4. Sicherheit – Anlage 2
Die tatsächlich belegten TOM in TOM.md werden als versionierte Vertragsanlage vollständig bereitgestellt. Dazu gehören serverseitige Tenant-/Betriebs-/Personenscopes, getrennte Plattform-/DB-Rollen, HTTPS, private verschlüsselte Dateien/Backups, Uploadprüfungen, Audit, geschützte Betreiberprozesse und kontrollierter Restore mit Erasure-Replay.
Die Maßnahmen richten sich nach Risiko und Stand der Technik und werden angemessen überprüft. Technische Fortentwicklung darf das vereinbarte Schutzniveau nicht unterschreiten. Keine garantierte Verfügbarkeitsquote, Malwareprüfung durch einen nicht belegten externen Scanner, tägliche Offsite-Automatik oder ungeprüfte pauschale EU-only-Zusage wird daraus abgeleitet.
5. Unteraufträge – Anlage 3, Verfahren D 1 am 19.10. bestätigt
Die tatsächlichen Fachverarbeitungsdienste und Vertragsketten werden in SUBPROCESSORS.md bezeichnet: STRATO-Hosting/AD-Mail und IONOS HiDrive im jeweiligen belegten Umfang. IONOS-Geschäftsmail und Stripe für eigene kaufmännische Zwecke sind davon rollenbezogen getrennt. Eine interne Software desselben Anbieters ist nicht allein deshalb ein Unterauftragnehmer.
Der Kunde genehmigt allgemein die in der vollständigen Anlage bezeichneten wirksam eingebundenen Unterauftragsverarbeiter. KoBiCo informiert berechtigte Kundenkontakte mindestens 30 Kalendertage vor Hinzufügen/Ersetzen schriftlich mit Dienst, Datenarten, Verarbeitungs-/Transferbezug und vorgesehenem Beginn. Der Kunde kann innerhalb dieser Vorabfrist datenschutzbezogen widersprechen. Vor Klärung erfolgt keine neue Verarbeitung seiner Daten durch den beanstandeten Dienst; eine rechtmäßige Alternative oder nötige vertragliche Konsequenz wird individuell geklärt. Eine Sicherheitsnotlage ist keine stillschweigende Genehmigung; falls eine Vorabfrist nicht möglich ist, bedarf es einer konkreten zulässigen Lösung/gegebenenfalls gesonderter Genehmigung vor Einsatz.
KoBiCo bindet Unterauftragnehmer mit im Wesentlichen denselben Datenschutzpflichten ein, prüft hinreichende Garantien und bleibt dem Kunden für deren Erfüllung verantwortlich. Erforderliche Vertragsnachweise werden zugänglich gemacht; Schutz fremder Daten/Secrets darf die Kontrollrechte nicht entleeren.
6. Drittlandbezüge
Übermittlungen in Drittländer erfordern dokumentierte Weisung beziehungsweise zulässige gesetzliche Grundlage und Einhaltung von KapitelV DSGVO. Tatsächliche Gesellschaft, Verarbeitung und tragfähiger Transfermechanismus werden je betroffenem Dienst zugeordnet. Nicht jeder Dienst ist ausschließlich Auftragsverarbeiter; insbesondere Zahlungszwecke sind gesondert zu betrachten. Informationen über Garantien werden dem Kunden zur Prüfung bereitgestellt.
7. Betroffenenrechte, DSFA und Zusammenarbeit
KoBiCo unterstützt den Kunden unter Berücksichtigung von Art und Mitteln angemessen bei Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit. Direkt eingehende Fachanfragen werden ohne eigenmächtige materielle Entscheidung an den zuständigen Kunden weitergegeben. Die Identität/Weisungsberechtigung und der Umfang werden vor Maßnahmen geprüft. Gesetzliche Fristen bleiben maßgeblich, unabhängig von allgemeinen Prüfterminen.
KoBiCo unterstützt den Kunden mit verfügbaren technischen Informationen bei Sicherheit, Datenschutz-Folgenabschätzung und erforderlicher Behördenkonsultation. Die kundenseitige Entscheidung über Pflichten wird dadurch nicht ersetzt; eine eigene Pflicht des Anbieters wird ebenfalls nicht ausgeschlossen.
8. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten
KoBiCo benachrichtigt den Kunden nach Bekanntwerden einer Verletzung unverzüglich mit den verfügbaren Angaben: Art, betroffene Kategorien/Umfang, mögliche Folgen, Kontakt, Eindämmung und weitere Maßnahmen. Fehlende Details werden nachgereicht; auf vollständige Aufklärung wird nicht gewartet. Es wird keine pauschale 72-Stunden-Wartefrist für KoBiCo vereinbart.
Nachweise werden geschützt und minimiert gesichert; Kunde und Anbieter arbeiten an Eindämmung und Abhilfe zusammen. Behörden-/Betroffenenmeldungen des Kunden bleiben dessen Verantwortung; eigene Meldepflichten unberührt.
9. Nachweise und Prüfung
KoBiCo stellt die zur Prüfung der AVV-Pflichten erforderlichen Informationen bereit und ermöglicht angemessene Audits einschließlich Inspektionen durch den Kunden oder von ihm befugte Prüfer. Umfang und sichere Durchführung werden abgestimmt; erforderliche Anlassprüfungen bleiben möglich. Keine automatische jährliche Höchstzahl oder pauschale Kostenhürde wird vereinbart. Fremde Mandantendaten, Secrets und berechtigte Geschäftsgeheimnisse werden geschützt, ohne gesetzliche Kontrollrechte auszuschließen. Behördliche Befugnisse bleiben unberührt.
10. Rückgabe, Löschung und Sicherungen
Nach Ende der Verarbeitung gibt KoBiCo nach Wahl des Kunden Auftragsdaten zurück oder löscht sie einschließlich vorhandener Kopien, soweit kein anwendbares Recht Aufbewahrung verlangt. Rechtsgrund, Datenklasse, Umfang und Dauer einer Ausnahme werden dokumentiert; Aufbewahrung eigener Belege rechtfertigt nicht die Fortspeicherung ganzer Ausbildungsakten.
Datenmitnahme/Abruf folgen dem Export-/Wechselanhang. Vor kontrollierter Löschung werden Berechtigung, Ziel, Retention, Kundenwahl und Legal Hold geprüft. Eine manuelle Freigabe verlängert keine Frist. Minimal erforderliche Erasure-Nachweise sind nicht allein durch Hashing anonym.
Backupreste bleiben isoliert, zweckbeschränkt und werden nach der festgelegten Rotation entfernt. Vor Rückkehr eines älteren AD-Bestands in den Betrieb werden dokumentierte Löschungen erneut angewendet; bei Fehler bleibt er gesperrt. Eine Generationenzahl allein ist keine Kalenderfrist. Konkrete Nachläufe und Löschgrenzen müssen dem tatsächlichen Sicherungsbetrieb entsprechen; eine feste 30 Tage-Frist oder tägliche Offsite-Sicherung wird hier nicht zugesagt.
11. Anlagen und Vertragsnachweis
Zur Vereinbarung gehören die Parteien-/Kundenreferenz und Verarbeitung gemäß Abschnitten 1–2 sowie die vollständig versionsgebunden bereitgestellten Anlagen:
Die tatsächlich einbezogenen Anlagen und Textversionen müssen vor Abschluss abrufbar und speicherbar sowie danach unveränderlich nachweisbar sein. Die Einbeziehung kann elektronisch erfolgen.
Zugeordnete Anlagen
Getrennte Datenschutzhinweise informieren über die Verarbeitung und sind keine Werbeeinwilligung.