Aufbewahrung und Löschung

1. Verantwortung und Fallnachweis

Die Geschäftsführung koordiniert intern Bearbeitung/Eskalation; Eingang über impressum@kobico.de. Bei Auftragsdaten entscheidet der geprüfte weisungsberechtigte Kunde über Zwecke und materielle Berechtigung. Bei eigenen Geschäftsdaten entscheidet die UG nach ihrer konkreten Pflicht/Rechtsgrundlage. Kein automatischer Wechsel von Auftragsdaten zu eigenen Verkaufsdaten bei Ende des Trials.

Für erforderliche Fortspeicherung dokumentieren: Datenklasse/Umfang, Zweck und Rechtsgrundlage, Fristbeginn/Ende oder Prüftermin, verantwortliche Funktion, Zugriffsbeschränkung, etwaiger Legal Hold und Abschluss. Unbestimmter „Kontakt besteht“ genügt für ganze Ausbildungsakten nicht. Eine Hashreferenz ist nicht automatisch anonym; erforderliche minimale Belege unterliegen eigener Begrenzung.

Manuelle Freigabe ist Kontrolle, keine Fristverlängerung. Löschweisungen, Betroffenenanfragen und Wegfall des Zwecks lösen eine zeitnahe Fallprüfung aus; nicht bis zum nächsten 90 Tage-/Sechsmonatstermin liegen lassen. Gesetzliche Rechte-/Antwortfristen bleiben unberührt.

2. Datenklassen

Klasse	Beschlossene Regel / sachliche Präzisierung
Kostenloser Trial	30 Kalendertage nutzbar, danach Read-only; spätestens 90 Tage nach Testende manuelle Löschprüfung
Personenprofile, Planungen, Schule, Fehlzeiten/Gesundheitsbezug, Berichte, Beurteilungen, Notizen, Gespräche/Probezeit, Zeugnisse, Aufgaben und Zusatzangaben einschließlich Historien/Dateien	Auftragsverarbeitung nur solange für den zulässigen Kundenzweck erforderlich; Rückgabe/Löschung nach Kundenwahl/AVV
Unverbindliche Anfragen/Interessenten im kaufmännischen System	spätestens 6 Monate nach letztem substantiellen Kontakt manuell prüfen, ohne Zweck löschen
Aktive Vertrags-/Nutzer-/Mitgliedschaftsbezüge	nur für Bereitstellung, Abwicklung, Sicherheit und erforderlichen Nachweis
Auth-/Sicherheits-/Betriebslogs und notwendige Auditevidence	grundsätzlich 90 Tage; länger nur dokumentierter Vorfall, Rechtsverteidigung oder Legal Hold
Passwörter, Einladungs-/Verifikations-/Reset-/Sessiongeheimnisse, MFA/API-Schlüssel	bestehende eng begrenzte Gültigkeiten, Widerruf und Löschregeln
Mailqueue und Zustellnachweise	90 Tage als allgemeine Prüf-/Höchstregel für erforderliche Betriebsnachweise, nicht Mindestaufbewahrung aller Inhalte
Exportarbeitskopien	14 Tage nach bestätigter erfolgreicher Übergabe löschen, soweit entbehrlich
Rechnungen/Buchungsbelege	grundsätzlich 8 Jahre in getrenntem Belegarchiv nach anwendbarer Pflicht
Relevante Geschäfts-/Handelskorrespondenz	grundsätzlich 6 Jahre getrennt archivieren
Reguläre lokale/offsite Backups	Betriebsanforderung alle drei Nächte/höchstens 7 Stände; zusätzlich maximal 30 Kalendertage als Soll bestätigt. Verschlüsselt/isoliert, Erasure-Replay vor AD-Produktivrestore

Quelle zu gesetzlichen Belegen: §147 AO. Allgemeiner Prüfrahmen: DSGVO Art.5/12/17/28. Diese Tabelle ist kein Nachweis identischer technischer Erasure-Mechanik in AD und kaufmännischem System. Die separate WordPress-Regel 180 Tage ist keine CRM-Policy.

Sicherungen sind verschlüsselt und zugriffsbeschränkt. Als Betriebsanforderung für reguläre Sicherungen sind alle drei Nächte, höchstens sieben Stände und höchstens 30 Kalendertage festgelegt. Die tatsächliche Durchsetzung dieser Betriebsgrenzen ist noch nicht als aktiviert nachgewiesen; eine automatische Einhaltung wird hier nicht als bestehender Betrieb zugesagt. Eine Generationenzahl allein ist keine Kalenderfrist. Löschungen werden vor produktiver Wiederverwendung älterer AD-Sicherungen erneut angewendet. Das belegt nicht automatisch denselben Ablauf für jede CRM-Datenklasse.